Podróże służbowe i delegacje są coraz częstszą praktyką w wielu firmach. Coraz chętniej wysyłamy pracowników, aby dzielili się doświadczeniami z zespołem z innego oddziału lub szkolili swoje umiejętności na konferencjach. To także sposób na pozyskanie nowych klientów lub ustalenie zasad współpracy między partnerami. Jak zorganizować podróż służbową, aby była efektywna i bezpieczna?
Podróż służbowa a w delegacji – czym się od siebie różnią?
Między pojęciem delegacji a podróży służbowej istnieje wiele różnic, mających wpływ na sposób organizacji wyjazdu związanego z pracą. Oddelegowanie wiąże się z wysłaniem pracownika do pracy w innym miejscu, niż zostało określone w jego umowie o pracę. Taka sytuacja może mieć miejsce, gdy np. przydziela się danego specjalistę do oddziału w innym mieście po to, by skoordynował pracę zespołu lub przekazał swoją wiedzę. Wymaga to podpisania aneksu do umowy.
Podróż służbowa to po prostu wyjazd zlecony przez pracodawcę. Może on np. wiązać się z konferencją w innym mieście lub kraju. Podróż służbowa jest poleceniem skierowanym do pracownika. Dla zachowania większej formalności można nawet w tym wypadku sporządzić pismo, w którym zawarty będzie cel, termin oraz miejsce takiego wyjazdu. Zalicza się go do obowiązków służbowych.
Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej pracownik otrzymuje zwrot pewnych poniesionych podczas podróży służbowej kosztów. Warto mieć je na uwadze podczas organizacji oraz poinformować zainteresowane osoby o zasadach finansowania. Stawki tzw. diet podróżnych mogą zmieniać się co roku. W 2018 roku wynoszą one 30 zł przy pełnej diecie, 45 zł przy ryczałcie za nocleg i 6 zł przy ryczałcie za transport. Pełna dieta obowiązuje, jeśli podróż trwa minimum 12 godzin. Wysokość finansowania podróży zagranicznych zależy od kraju, do jakiego udaje się pracownik.
Praca w delegacji lub podróży służbowej – jak ją zorganizować?
Podstawą dobrze zorganizowanej podróży służbowej lub delegacji jest umiejętne planowanie, które na samym początku zakłada ustalenie celu wyjazdu. Podczas delegowania pracownika musimy jasno przekazać mu jego obowiązki oraz zapewnić nocleg i transport. Najlepiej wybrać hotel, z którego łatwo będzie mu dotrzeć na miejsce np. konferencji lub do drugiego oddziału firmy. Warto wcześniej sprawdzić warunki noclegowe oraz zadbać o to, aby pokój pozwalał na komfortową pracę oraz odpoczynek po wypełnieniu obowiązków. Pracownik musi zostać poinformowany odpowiednio wcześnie o wszystkich terminach: wyjazdu i przyjazdu na miejsce, powrotu do miejsca zamieszkania, dodatkowych spotkań czy godzin, w których odbywa się konferencja czy szkolenie. Jak jeszcze powinno się przygotować pracownika na podróż służbową?
Podróż służbowa – jak przygotować do niej pracowników?
Jeśli podróż służbowa lub delegacja ma być efektywna i przynieść zamierzony efekt – np. podniesienie umiejętności, przekazanie wiedzy czy dojście do kompromisu z partnerem biznesowym lub klientem – pracownik przede wszystkim musi znać jej cel oraz wiedzieć, jakie są jego obowiązki. Pamiętajmy o dostarczeniu mu wszystkich niezbędnych dokumentów czy wyposażeniu w odpowiednie do charakteru podróży sprzęty. Firmowy telefon, laptop czy tablet pozwolą nie tylko na swobodny kontakt, ale też pracę poza biurem. Warto też już na wstępie poprosić o sprawozdanie z konferencji czy spotkań oraz raport efektów pracy.
Pracownik powinien wiedzieć też o sposobie finansowania kosztów podróży, stawkach jakie mu przysługują. Jeszcze przed wyjazdem najlepiej wyjaśnić wszelkie wątpliwości. Warto też podczas rozmowy organizacyjnej zaznaczyć, co nie wchodzi w skład diety podróżnej.
Często zapominamy też, aby uczulić pracownika na zagrożenia, jakie mogą pojawić się podczas podróży. Będąc w delegacji, pracujemy w miejscach publicznych: salach konferencyjnych i wykładowych, kawiarniach i restauracjach, dworcach, lotniskach czy hotelowym holu. Odbieramy służbowe maile na smartfonie, przeglądamy dokumenty na tablecie lub wykonujemy obowiązki na laptopie. W ten sposób narażamy się na tzw. snooping, czyli wzrokową kradzież danych. Nie zdajemy sobie sprawy, że wystawiamy informacje – często poufne – na widok osób postronnych. Wśród nich może znaleźć się przestępca, który je wykorzysta. Z jakimi konsekwencjami może się to wiązać? Jak zabezpieczyć pracownika, który pracuje w podróży?
Praca w podróży – spraw, aby była bezpieczna?
Wyciek danych może nie tylko zagrozić interesom firmy, ale też spowodować konsekwencje prawne. 25 maja 2018 roku zmieniły się zasady polskiej ustawy o ochronie danych osobowych GIODO. Obowiązywać zaczęło Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych (RODO), zgodnie z którym każdy podmiot, który przetwarza dane osobowe, musi zadbać o ich bezpieczeństwo. Zakłada ono ochronę techniczną przed: zniszczeniem, nieuprawnioną zmianą i dostępem, jak również określa prawo osoby fizycznej do zarządzania swoimi danymi, które traktowane mają być jak jej dobro. Oznacza to, że firma ma pełną odpowiedzialność za wszelkie dane osobowe, jakimi rozporządza. Jeśli nie będzie ich chronić, grozi jej odpowiedzialność finansowa. Kary mogą wynieść aż 20 mln Euro lub 4% przychodu z poprzedniego roku.
Jeśli więc chcemy ustrzec się przed takimi konsekwencjami, powinniśmy wprowadzić w swojej firmie zasady dotyczące ochrony danych osobowych oraz przeprowadzić szkolenie dla pracowników. Przed wszelkimi wyjazdami służbowymi należy też szczególnie uczulić pracowników na niebezpieczeństwo kradzieży wzrokowej. Powinien on być świadomy zagrożenia, które może czyhać na niego w każdym miejscu publicznym oraz zwracać uwagę na swoje otoczenie. Ważne też, aby nie zostawiał on niezablokowanego komputera oraz nie korzystał z niezabezpieczonych sieci Wi-Fi.
Dostęp do informacji o niebezpieczeństwach oraz szkolenia mogą jednak nie wystarczyć. W podróży często trudno odciąć się od osób postronnych. Dlatego najlepiej wyposażyć swoich pracowników w specjalne zabezpieczenia na urządzenia przenośne: smartfony, tablety, laptopy. Wysoką skuteczność wykazują filtry prywatyzujące, które przykleja się na ekran. Nie zaburzają one widzenia na wprost, ale sprawiają, że ktoś patrzący pod kątem, zobaczy tylko czarną lub złotą powierzchnię. Można je bez problemu zabrać ze sobą w podróż, w razie konieczności przykleić lub odkleić od urządzenia. To jedyne tak skuteczne narzędzie, które można wykorzystać dla zabezpieczenia przed kradzieżą. Warto, aby zawsze znalazło się w wyposażeniu pracownika w delegacji lub podróży służbowej.